Делопроизводитель, вакансия Брянск Брянская область

Работа в приемной государственной жилищной инспекции Брянской области.

График работы: с 8.30 до 17.45, в пятницу с 8.30 до 16.30, обед с 13.00 до 14.00

Прием, учет (регистрация), сохранность и распределение входящих (поступающих) документов.

Составление и оформление управленческой документации.

Разработка и внедрение технологических процессов работы с документами и документной информацией на основе использования организационной и вычислительной техники (учет, контроль исполнения, оперативное хранение, справочная работа).

Участие в планировании, организации и совершенствовании документационного обеспечения инспекции, контроль за состоянием делопроизводства.

Организация внедрения систем ведения документации.

Упорядочение состава документов и информационных показателей, сокращение их количества и оптимизация документопотоков.

Контроль за соблюдением порядка оформления, классификации и хранения документов.

Сверка наличия документов, находящихся на исполнении у сотрудников инспекции.

Обеспечение информационного взаимодействия начальника и заместителя начальника инспекции с руководителями структурных подразделений инспекции и должностными лицами инспекции.

Контроль за прохождением и сроками рассмотрения документов, выдача справок по зарегистрированным документам.

Выдача сотрудникам инспекции документов и дел, контроль за их возвратом.

Контроль за соблюдением сроков выполнения поручений начальника инспекции.

Оформление и согласование плана работы начальника инспекции.

Организация проведения телефонных переговоров начальника инспекции, запись в его отсутствие полученной информации, доведение её до сведения начальника инспекции, передача и прием информации по приемно-переговорным устройствам (электронная почта, телефонограммы).

Перенаправление отдельных телефонных звонков руководителям структурных подразделений инспекции, другим сотрудникам инспекции.

Организация приема посетителей, содействие оперативности рассмотрения просьб и предложений сотрудников инспекции;

Подготовка заседаний и совещаний, проводимых начальником инспекции (сбор необходимых материалов, оповещение участников о предстоящих мероприятиях, ведение протокола мероприятий начальника инспекции.

Обеспечение сохранности, поступающей и отправляемой служебной документации, организация текущего хранения документов.

Осуществление учета и конвертование исходящей (отправляемой) корреспонденции, передача их на отправку адресатам (отправка адресатам).

Получение и передача корреспонденции инспекции и для инспекции в органах власти Брянской области.

Участие в отборе документов, передаваемых на государственное хранение, организации хранения и экспертизе ценности документов.

Обработка дел для последующего хранения.

Ведение и формирование дел в соответствии с утвержденной номенклатурой, обеспечивая их сохранность и сдачу в установленные сроки в архив.

Соблюдение порядка работы с конфиденциальной информацией и документами для служебного пользования.

Своевременное размещение информации во внутренних и внешних информационных системах.

Соблюдение правил внутреннего трудового распорядка.