офис-менеджер, вакансия Березники Пермский край

·        Получение, регистрация и распределение входящей корреспонденции (передача под подпись корреспонденции сотрудникам компании) – ежедневно;

·        Передача документов руководителям на подпись и рассмотрение – ежедневно;

·        Оформление и регистрация исходящих писем (фирменный бланк, адресат, обращение, обязательно исполнитель!) – ежедневно;

·        Регистрация внутренних документов – приказов, распоряжений, заявлений – ежедневно;

·        Рассылка документов на ознакомление – ежедневно;

·        Распределение телефонных звонков, поступающих в офис – ежедневно;

·        Встреча посетителей офиса – ежедневно;

·        Орг.техника - прием заявок на ремонт и заправку картриджей – по необходимости;

·        Контроль чистоты в помещениях офиса – ежедневно;

·        Приготовление чая, кофе руководителям – ежедневно;

·        Организация очных и он-лайн совещаний (ВКС), ведение протокола, рассылка протокола – по мере необходимости;

·        Заказ воды в офис – еженедельно;

·        Подача заявок на оплату по закрепленным договорам – еженедельно;

 ·        Заказ канцелярии для нужд офиса и производственных участков – ежемесячно;

·        Контроль поступления и списания ТМЦ с материальеных отчетов директоров – ежемесячно;

·        Формирование плана платежей на предстоящий месяц (оплата связи, воды, канцелярии, обслуживание орг. техники и тд) – ежемесячно;

 ·        Взаимодействие с контрагентами – запрос недостающих документов, актов сверки, контроль оплаты – по необходимости:

·        Отправка писем почтой России и экспресс-почтой – по необходимости;

·        Выдача работникам компании сим-карт, блокировка сим-карт при увольнении, контроль своевременной оплаты - по необходимости;

·        Оформление авансовых отчетов руководителей – по необходимости;

·        Организация корпоративных мероприятий,– по необходимости;

·        Ведение корпоративного чата в viber - представление новых сотрудников, подача объявлений, поздравление сотрудников.