Секретарь руководителя, вакансия Белгород Белгородская область

возраст - до 45 лет

Своевременное обеспечение бесперебойной работы офиса руководителя;

Переговоры по текущим вопросам с сотрудниками и руководителями структурных подразделений, доведение от них всей необходимой информации до директора организации, а также доведение распоряжений и приказов директора до сотрудников.

Сбор, обработка и передача руководителю требуемой информации.

Контроль за исполнением распоряжений руководителя, переданных в ведение секретаря.

Организация и сопровождение скайп и телефонных переговоров руководителя, прием и отправка факсовых сообщений, при отсутствии руководителя на рабочем месте – прием передаваемых ему сведений и доведение их до руководителя.

Обеспечение руководителя канцелярскими принадлежностями.

Контроль за работой офисной оргтехники, своевременное принятие мер при ее поломках и повреждениях.

Ведение внутреннего и внешнего делопроизводства, (составление писем, сопроводительных писем, отчетов, контроль сроков отчетности и сроков предоставления отчетности, напоминание сотрудникам о сроках отчетности и т.д.).

Организация корпоративных мероприятий, обучающих семинаров и пр.

Прием, отправка, регистрация входящей и исходящей документации (писем, корреспонденции ДСП), ведение журналов регистрации.

Прием от сотрудников организации документов и личных заявлений для визирования руководителем.

Организация процесса приема посетителей, не являющихся сотрудниками организации.

Участие в общих собраниях и совещаниях.