Секретарь руководителя, вакансия Московская область

2.1.                 Прием и распределение телефонных звонков организации:

-       Перенаправление телефонных звонков руководству и сотрудникам организации;

-       Регистрация поступающих телефонных звонков;

-       Получение необходимой информации и передача санкционированной информации по телефону.

2.2.                 Организация работы с посетителями организации:

-       Встреча посетителей, получение первичной информации о посетителях и помощь в организации их приема руководителем и сотрудниками;

-       Ведение журнала записи посетителей;

-       Учет посетителей и оформление пропусков;

-       Содействие оперативному рассмотрению просьб и предложений посетителей;

-       Прием и передача документов посетителей руководству и сотрудникам организации;

-       Приготовление напитков (чай, кофе, прохладительные напитки).

2.3.                 Ведение журнала разъездов работников организации.

2.4.                 Организация работы с документами:

-       Прием и первичная обработка входящих документов;

-       Предварительное рассмотрение и сортировка документов на регистрируемые и не регистрируемые;

-       Подготовка входящих документов для рассмотрения руководителем;

-       Регистрация входящих документов;

-       Организация доставки документов исполнителям;

-       Ведение базы данных документов организации;

-       Ведение информационно-справочной работы;

-       Обработка и отправка исходящих документов;

-       Организация работы по регистрации, учету, хранению и передаче в соответствующие структурные подразделения документов текущего делопроизводства;

-       Контроль исполнения документов в организации.